Privatlivs- og Persondatapolitik

Hos Vendlet ønsker vi at skabe åbenhed omkring de oplysninger vi behandler om dig. I vores privatlivs- og persondatapolitik kan du derfor læse nærmere om den måde, vi behandler og beskytter persondata, samt hvilke rettigheder du har i den forbindelse. Herunder står det derfor beskrevet hvilke personoplysninger Vendlet indsamler, hvorfor vi indsamler dem, samt hvad vi bruger disse data til.

Hvad er persondata?

Personoplysninger eller persondata er alle slags oplysninger, som kan identificere dig som individ. Dette omhandler blandt andet dit navn, e-mail, telefonnummer, adresse og stilling, samt billede. 

Baggrund for behandling af persondata

Vi behandler (benytter) dine persondata når det er nødvendigt for at kunne opfylde en aftale med dig. Dette sker for eksempel, når du afgiver en bestilling eller kontakter os via vores hjemmeside eller mailsystem. Dette er vores primære behandlingsgrundlag. 

Herudover behandler vi dine oplysninger på baggrund af samtykke. Dette vedrører for eksempel udsendelse af vores nyhedsmails og indsamling af cookies, dvs. i markedsføringsøjemed, samt når du deltager på et af vores seminarer.

Vendlet indsamler aldrig oplysninger om dig, uden at du har givet samtykke hertil.

Hvor længe opbevares dine persondata?

Opbevaringsperioden afhænger af den enkelte kategori af personoplysninger, lovgivningsmæssige omstændigheder samt et ønske om at kunne give dig den bedst mulige service. Er der for eksempel tale om oplysninger vedrørende bogføring, er vi forpligtiget, jf. bogføringsloven, til at opbevare dataene i 5år. 

Ved et aktivt kundeforhold, opbevares dine data så længe som nødvendigt, for at vi kan servicere dig. 

Er du tilmeldt vores nyhedsmails, opbevares dine data indtil du afmelder dig vores nyhedsmails. 

Læs mere om, hvor længe vi opbevarer dine data i afsnittene herunder.

Hvor opbevares dine persondata?

De oplysninger vi opbevarer om dig er beliggende på beskyttede servere i Danmark. 

Nogle personoplysninger administreres af en tredjemand (databehandler), som opbevarer og behandler personoplysninger på Vendlets vegne i henhold til denne datapolitik og den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.

Videregivelse af persondata

Om vi deler dine persondata afhænger af det formål, hvortil vi har indsamlet dem. 

Vi deler i visse tilfælde dine personoplysninger med offentlige myndigheder eller samarbejdspartnere, hvis vi er pålagt dette i henhold til gældende love og regler. Vi deler aldrig dine personoplysninger med uvedkommende, og Vendlet sælger aldrig dine oplysninger videre til andre selskaber eller organisationer.

Vendlet har indgået databehandleraftaler med alle de eksterne tjenester, som vi benytter til behandlingen af dine personoplysninger. Vendlet benytter i nogle tilfælde databehandlere, der er placeret uden for EU/EØS. I dette tilfælde sørger vi altid for at behandlingen er underlagt databeskyttelse, for eksempel igennem EU’s standardaftaler, EU-US Privacy Shield eller en anden lignende ordning. 

Behandlingssikkerhed

Hos Vendlet er vi dedikerede til, at vores brug og håndtering af dine personoplysninger foregår på en forsvarlig og sikker måde. Vi tager sikkerhedsbrud og datalækager meget alvorligt. Derfor har vi foretaget forskellige sikkerhedsforanstaltninger, som er med til, at sikre dine data.

Vores hjemmeside scannes løbende for sikkerhedsbrister og svagheder, for at vi hurtigst muligt kan udelukke potentielle datalækager og dermed gøre vores hjemmeside så sikker som muligt. 

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og servere, og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området.

Procedure for sikkerhedsbrud

Oplever vi et brud på sikkerheden, eller har vi mistanke om brud på sikkerheden, anmelder vi dette til Datatilsynet. Afhængigt af sikkerhedsbruddets omfang, vil også de personer, hvis persondata er berørt eller potentielt kan blive berørt, blive underrettet om sikkerhedsbruddet. 

Har du mistanke om, at data du har oplyst til os, er blevet lækket, skal du kontakte os hurtigst muligt på vendlet@vendlet.dk eller på telefon +45 9631 0050.

Formål for anvendelse af dine personoplysninger

Elektronisk markedsføring: Dette omfatter udsendelse af vores nyhedsbrev og placering af cookies på din enhed, samt online markedsføring via tredjepart.

Kundeservice: Dette omfatter besvarelser af henvendelser generelt, samt administration af service og reparation af vores produkter. 

Administration: Dette omfatter generel administration, for eksempel af deltagere på vores seminarer, samt ved rekruttering og ansættelse.

Opfyldelse af salgsrelaterede forpligtigelser: Dette omfatter levering, service, kundeopfølgning, fakturering, bogføring, samt generel korrespondance og besvarelse af spørgsmål for at kunne opfylde aftaler med dig.

Herunder kan du læse nærmere om de enkelte formål for indsamling af personoplysninger, samt hvad vi specifikt indsamler til hvert enkelt formål.

Elektronisk Markedsføring

Til markedsføringsformål behandler Vendlet personoplysninger om dig. Dette kan bl.a. dreje sig om navn, kontaktoplysninger, postnummer og dit erhverv. Dette sker kun hvis du har givet samtykke hertil, for eksempel ved at acceptere cookies under et besøg på vores hjemmeside, samt hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsmails, enten via vores online tilmelding eller ved at udfylde en blanket.

Cookies 

www.vendlet.dk anvender cookies. Cookies består af en tekstfil, der lagres af din browser, som genkender din computer, mobil eller tablet. Nogle cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies gør det blandt andet muligt for besøgende, at lægge varer i kurven, og for os at indsamle statistik og trafikmålinger, samt til at målrette markedsføring. 

Vendlet indsamler følgende data via cookies:

• IP adresse

• Besøgsdato

• Besøgte sider

• Sessionstid

• Browsertype

• Hvilken URL du kommer fra

• Din valgte sprogpræference

Nyhedsbrev

Når du tilmelder dig Vendlets nyhedsmails indsamler vi følgende oplysninger om dig: navn, mailadresse, arbejdsplads, postnummer og stillingsbetegnelse.

Vi beder dig om disse oplysninger for, at personalisere og målrette vores nyhedsmails til dig. For eksempel benytter vi din stillingsbetegnelse til, at sende dig nyheder, der kunne have særlig relevans for dit erhverv, men også til IKKE at sende dig de nyhedsmails, som ikke er relevante for dig. 

Oplysninger om din brug af vores nyhedsmails, herunder om du åbner vores mails, hvor lang tid de er åbne, hvornår e-mailen slettes og om der klikkes på links, opsamles af vores mailsystem (MailChimp) i anonymiseret form. Disse oplysninger bruger vi til, at forbedre vores service, så vi i endnu højere grad kan målrette og tilpasse indholdet efter modtagernes interesser. 

Dine personoplysninger opbevares, indtil du framelder dig nyhedsbrevet. Ved frameldelse slettes du fra vores abonnementsliste. Du kan altid framelde dig via et link nederst i alle vores nyhedsmails.

Vi udveksler disse oplysninger med firmaet MailChimp, da det er dette system vi bruger til udsendelsen af vores nyhedsbreve. Dine oplysninger overføres til USA, idet MailChimp anvender en server placeret i dette land. USA er på EU’ s liste over lande, som har et tilstrækkeligt niveau af persondatabeskyttelse, idet USA har indgået aftale med EU (Privacy Shield-ordningen), som fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger.

Kundeservice

Kontaktformularer

Når du kontakter os via vores kontaktformular på vores hjemmeside, indsamler vi følgende oplysninger om dig: navn, mailadresse, telefonnummer, din henvendelse/besked.

Vi indsamler udelukkende disse oplysninger for, at kunne besvare din henvendelse. Vi bruger aldrig de oplysninger, du har givet os i denne forbindelse, til andre formål medmindre du beder os om det. 

Når du sender en besked til os via hjemmesiden, videresendes denne til vores interne salgsafdeling, som videresender din henvendelse til rette vedkommende. 

Vores system opbevarer automatisk en back-up af disse oplysninger af sikkerhedsmæssige grunde, indtil du selv tilbagekalder dem. Vi bruger ikke disse oplysninger til andet end at besvare din henvendelse. 

Administration

Seminardeltagelse og tilmelding

Når du tilmelder dig et af vores seminarer via vores hjemmeside, indsamler vi følgende oplysninger om dig: navn, mailadresse, telefonnr., uddannelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse. Vi gør opmærksom på at du fra 1. april 2019 skal tilmelde dig vores nyhedsbrev for at kunne tilmelde dig vores seminarer. Det vil altså sige at du betaler med din mailadresse. Du kan altid afmelde dig igen (se desuden afsnittet 'Nyhedsbrev' ovenfor). 

Disse oplysninger er nødvendige for, at vi kan administrere hvem og hvor mange, der deltager på vores seminarer. Vi beder desuden om dine kontaktoplysninger således, at vi kan kontakte dig i tilfælde af, at seminaret må aflyses. Herudover beder vi om din stillingsbetegnelse og arbejdssted således, at vi kan tilrettelægge seminarets indhold efter den gruppesammensætning der er på det pågældende seminar. Vi bruger også din mailadresse til at sende dig undervisningsmateriale fra seminaret, såsom Power Point præsentationer. 

Vores system opbevarer automatisk en back-up af disse oplysninger af sikkerhedsmæssige grunde, indtil du selv tilbagekalder dem. Vi bruger ikke disse oplysninger til andet end at registrere din tilmelding. 

BILLEDER FRA SEMINARER

Under seminaret tager vi billeder til brug på vores sociale medier og hjemmeside. Dette gør vi for at kunne fortælle andre om vores undervisningstilbud. Billeder har til formål, at vise undervisningssituationen eller en anden aktivitet på seminardagen. Vi offentliggør aldrig billeder, hvor vores deltagere kan føle sig udstillet.

Inden seminaret påbegyndes spørger vores underviser altid om mundtligt samtykke fra deltagerne. Er der nogen der IKKE ønsker at blive fotograferet respekterer vi dette fuldt ud. Har du givet samtykke, men ønsker efterfølgende et billede fjernet, skal du blot kontakte os, og så fjerner vi det.

Alle billeder opbevares på vores server, som er sikret.

DELTAGERLISTE

Vi opbevarer en deltagerliste over alle der har deltaget på vores seminarer. Når du deltager i et seminar, vil dit navn, e-mail, uddannelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse fremgå af deltagerlisten. Listen opbevares på et sikkert drev.

Deltagerlisten er tilgængelig for Vendlets medarbejdere og deles med eventuelle gæsteundervisere via vores mailsystem, hvor der kun er adgang for relevante medarbejdere.

Listen deles også med de øvrige seminardeltagere med det formål at skabe netværk, og eventuelt samkørsel til seminaret.

Ansættelse og ansøgning

OPFORDREDE STILLINGER

Hvis du sender os en ansøgning og CV vedrørende en opslået stilling, sletter vi dine oplysninger og materiale igen, når stillingen er besat. Ønsker du senere at komme i betragtning til en anden stilling, skal du derfor sende os din ansøgning og CV igen. Ønsker vi at bevare dit materiale, kontakter vi dig herom, og indhenter skriftligt samtykke hertil.

Har du sendt din ansøgning per mail til ansog@vendlet.dk slettes din mail herfra. Kun få medarbejdere har adgang til denne mailkonto, og vi benytter Sikkermail.

UOPFORDREDE STILLINGER

Hvis du sender en uopfordret ansøgning og CV direkte til en medarbejder, skal denne medarbejder videresende dit materiale til ansog@vendlet.dk. Herefter sletter medarbejderen din ansøgning fra sin indbakke og fra slettet mail. Din ansøgning behandles derefter af Vendlets lederteam, hvis dette er aktuelt. Herefter slettes din ansøgning og CV fra vores mailsystem igen, medmindre vi kontakter dig vedrørende samtykke til at beholde dit materiale. 

Opfyldelse af salgsrelaterede forpligtigelser

Online bestillinger – Handelsbetingelser ved privat køb

Når du som privat køber varer online, registrerer vi følgende indkøbsdata:

• Bestillingsnummer
• Oplysninger om den købte vare
• Angivelse af betalingsmåde
• Navn, telefonnummer og mailadresse
• Faktura- og leveringsadresse / leveringsmetode
• Eventuelle meddelelser i forbindelse med købet

Vi tilbyder følgende betalingsmetoder i forbindelse med onlinehandel:

• Kreditkort
• MobilePay

Med henblik på gennemførelse af betalingen registrerer vi de betalingsdata, du angiver. Yderligere betalingsdata modtager vi fra vores eksterne betalingstjenesteudbydere, som vi samarbejder med omkring gennemførelse af betalingen. Vi videregiver kun data til betalingstjenesteudbydere, som kræves for betalingsafvikling. 

Online bestillinger – Handelsbetingelser ved erhvervskøb

Når du som erhverv/offentlig enhed afgiver en bestilling online, registrerer vi følgende data:

• Bestillingsnummer
• Oplysninger om den bestilte vare
• Navn og CVR eller EAN nr. på det firma eller den organisation du bestiller på vegne af
• Rekvisitionsnummer (hvis du ønsker, vi sætter et sådan på fakturaen)
• Bruger/patientnavn (hvis du ønsker vi sætter det på fakturaen)
• Navn, telefonnummer og mailadresse på dig, der bestiller
• Faktura- og leveringsadresse
• Eventuelle meddelelser i forbindelse med bestillingen

Når du afsender din bestilling via vores hjemmeside videresendes denne til vores interne salgsafdeling, hvorefter den indtastes i vores økonomisystem. Herfra behandles dine oplysninger således at vi kan imødekomme din bestilling.

Vi beder om disse oplysninger for at kunne fakturere og bogføre din bestilling. Det varierer fra kunde til kunde, hvilke oplysninger der er nødvendige for, at vi kan fakturere bestillingen. Dette gælder blandt andet bruger/patient oplysninger, som nogle kunder ønsker, at vi påfører fakturaen. Vi indsamler altså disse data for at kunne opfylde et kundespecifikt behov ved fakturering og afgivelsen af oplysningen er frivillig.

Vores system opbevarer automatisk en back-up af disse oplysninger af sikkerhedsmæssige grunde, indtil du selv tilbagekalder dem. Vi bruger ikke disse oplysninger til andet end at gennemføre din bestilling.

Dine rettigheder

I henhold til Databeskyttelsesforordningen, har du en række rettigheder over de data vi behandler om dig. Hos Vendlet respekterer vi fuldt ud disse rettigheder, som du kan læse nærmere om herunder. 

Ret til indsigt: Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi opbevarer/behandler om dig. 

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få eventuelt urigtige oplysninger om dig rettet.  

Ret til at blive glemt: Du har ret til at få de oplysninger om dig, som vi behandler, slettet fra vores system. 

Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til selv at vælge, hvilke formål vi må benytte data om dig til.

Ret til at overføre oplysninger (dataportabilitet): Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og overføre dine oplysninger fra én dataansvarlig til en anden. Du har også ret til, at bede os overføre de personoplysninger vi har om dig til en anden virksomhed eller organisation. 

Ret til at trække samtykke tilbage: Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette får ikke indflydelse på vores tidligere behandling af dine data, og har først virkning fra det tidspunkt du tilbagetrækker dit samtykke. 

Ret til at klage til Datatilsynet: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er uenig i den måde vi behandler dine personoplysninger på. 

Klagemulighed

Hvis du ønsker at gøre brug af nogle af de ovennævnte rettigheder, bedes du kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger.

Vendlet ApS
Egelund 33
6200 Aabenraa
vendlet@vendlet.dk

Vi behandler herefter din klage indenfor rimelig tid. 

Du kan også klage direkte til Datatilsynet.